Document Management & Workflow

De werkelijke kosten van een document liggen niet in zijn productie, maar in de verwerking ervan.
Met name bij de toegankelijkheid, het organiseren, opslaan, verspreiden, ophalen of hergebruik liggen de kosten. Om aan deze eisen te voldoen heeft Sharp een aantal processen en toepassingen ontworpen die u helpen de verwerking te vergemakkelijken.
Tevens zullen deze u geld besparen en heeft u de controle over de productie, de distributie en de verwerking van documenten.

Sharpdesk

• Eén centrale plek voor het verwerken van documenten op de werkplek
• Efficiënt documenten opslaan en terugvinden
• SharpDesk Composer voor het eenvoudig samenvoegen van documenten uit verschillende bestandsformaten
• Direct documenten verplaatsen door middel van het Drag & Drop principe
• Uitgebreide beveiligingsmogelijkheden
• Intuïtieve weergave op het bureaublad door middel van miniatuurweergaven
• Tools voor het papierloos corrigeren van documenten
• Tekstherkenning (OCR) zet documenten om in bewerkbare gegevens

 Sharpdesk ™ helpt u orde te scheppen in al die afgedrukte documenten die maar op uw bureau blijven liggen. Middels een persoonlijke management systeem voor gescande afbeeldingen en elektronische gegevens helpt Sharpdesk u uw documenten op een gestructureerde wijze op te slaan en eenvoudig op een later tijdstip weer terug te vinden.
Het terugvinden van een document was nog nooit zo eenvoudig.
Middels Sharpdesk kunt u uw gescande documenten en digitale documenten opslaan, bekijken, voorzien van op- en aanmerkingen, sorteren, samenvoegen en doorzoeken. En omdat alles op een plek, netjes opgeslagen in een directory en met een muisklik beschikbaar is, zal uw persoonlijke productiviteit naar een hoger niveau gebracht worden .

     

LDAP (Lightweight Directory Access Protocol)

• Eenvoudig doorzoek van e-mailadressen voor een snelle verdeling van gescande documenten
• Automatische synchronisatie met een email-server
• Scannen naar één of meerdere bestemmingen
• Een MFP kan gekoppeld worden aan meerdere LDAP-servers
• Selecteren van emailadressen via het display van de multifunctional
• Slaat gekozen adressen direct op in het lokale adresboek

LDAP is een krachtige functie, waardoor de distributie van gescande documenten en faxberichten eenvoudiger en sneller dan ooit tevoren kan worden gedaan.
De functie geeft u toegang tot de database met e-mailadressen op een TCP/ IP-netwerk.
Vanaf het LCD-scherm van de MFP kunt u eenvoudig vanuit deze database uw verzendadressen selecteren.
LDAP wordt automatisch gesynchroniseerd met uw primaire e-mail server, zodat uw scanbestemmingen altijd up-to-date zijn.
Met buttons op het scherm van uw MFP maakt LDAP functies als Scan-to-email, Scan-to-fax en scannen naar FTP-server snel en gemakkelijk.
 
Document Archivering

• Snelmap voor scannen naar een tijdelijke opslagmap
• Uitgebreide data opslag voor het langdurig opslaan van veelgebruikte documenten
• Openbare en persoonlijke mappen voor het opslaan van opdrachten
• Eenvoudige toegang tot opgeslagen documenten via het bedieningspaneel of webbrowser
• De optionele Data Security Kit beveiligt opgeslagen documenten door middel van encryptie

De meeste multifunctionals van Sharp zijn voorzien van een ingebouwd Document Archiverings systeem. Deze functionaliteit maakt gebruik van een speciale interne harde schijf om veel gebruikte documenten op te slaan en deze te delen met andere gebruikers.
De documenten kunnen zowel op het scherm van de MFP als vanaf de werkplek van de gebruiker, via de web-pagina van de MFP, ingezien worden.
De Document Archiverings functie maakt het mogelijk om bijvoorbeeld onlangs verwerkte afdruktaken te reproduceren zonder dat de taak opnieuw opgebouwd en verwerkt dient te worden. Op deze manier zal de verwerking geen extra tijd kosten en is de tussenkomst van een gebruiker niet noodzakelijk. 

 Simplify Scan

• Intelligente en simpel te gebruiken scanoplossing
• Integreer gescande documenten in uw bestaande workflow
• Bespaar tijd en geld door uw efficiëntie te optimaliseren
• Naadloze integratie met Sharp MFP’s
• Creëer op tekst doorzoekbare bestanden om uw gescande documenten eenvoudig terug te vinden
• Zeer gebruiksvriendelijke bediening van het display van de MFP
• Scan direct naar uw bestaande bedrijfsapplicaties

SimplifyScan, gebaseerd op het Sharp OSA (Open System Architecture) platform, stelt gebruikers in staat op direct vanaf de Sharp MFP op eenvoudige wijze documenten te verwerken en op een willekeurige locatie binnen het netwerk op te slaan.
Hierdoor wordt het voor de gebruiker mogelijk om snel en efficiënt documenten te integreren binnen de bestaande workflows.
SimplifyScan zal er voor zorg dragen dat de documenten op de juiste locatie, in het juiste bestandsformaat en op tekst doorzoekbaar wordt opgeslagen.
Voor archivering zou dit een bestandsformaat, zoals PDF en PDF/A kunnen, of in bestanden die eenvoudig aan te passen zijn zoals Word of Excel.
Met SimplifyScan is het mogelijk om vanaf uw Sharp MFP op ieder gewenst moment bi-directionele communicatie tot stand te brengen met uw netwerk en uw database die al dan niet gekoppeld is met uw bedrijfsapplicaties. De gewenste scan workflows kunnen eenvoudig worden geselecteerd op het display van de Sharp MFP. Processen die voorheen handmatig moesten gebeuren, en vaak vele kostbare minuten in beslag namen, kunnen nu automatisch worden volbracht in enkele seconden. SimplifyScan combineert intelligentie met gebruiksvriendelijkheid en biedt u een intuïtieve scanoplossing die in iedere workflow geïntegreerd kan worden.